RRHH y sus Sistemas de Información

¡Bienvenidos de nuevo! Hoy toca ejemplos claros sobre los Sistemas de

Información (SI, en adelante) en los RRHH.

Pongámonos en situación recordando lo que es un SI y todo lo que conlleva. Una organización o empresa, es un conjunto de redes de información estructuradas que conectan las necesidades de la información de cada proceso con las fuentes de datos y así los bancos de datos son el soporte básico de estos sistemas. Los SI permiten automatizar la administración de datos, gestionan la información vital para la toma de decisiones, disminuyen errores, tiempo y recursos, pueden también comparar y elaborar presupuestos (de personal, por ejemplo) y detectan problemas y soluciones ya que permiten la evaluación y control de los objetivos programados.

Todo parece perfecto, pero, como todo, también tienen sus desventajas. Para evitar problemas de seguridad, se necesitan Sistemas dónde los usuarios sólo puedan acceder a la información autorizada. Los SI utilizados en RRHH son poco flexibles y no están integrados ni se comunican con los demás sistemas de la empresa porque utilizan lenguajes diferentes.

CONCEPTO DE SI EN LOS RRHH

Los SI de RRHH reúnen, registran, almacenan, analizan y recuperan datos sobre los Recursos Humanos de la organización. Suelen tener soporte tecnológico para así relacionar los RRHH con sus respectivas actividades y tareas. Difunden la información relacionada con los Recursos para que los gerentes puedan tomar decisiones eficaces

Por lo tanto, los SI necesitan fuentes de datos para que la información que recibimos sea lo más verídica y fiable posible, si no la toma de decisiones se convierte en un caos y de nada nos sirve disponer de ellos. Estas fuentes de datos nos dan información sobre:

-           Bancos de Datos de RRHH.

-           Reclutamiento y selección de personal.

-           Entrenamiento y desarrollo de personal.

-           Evaluación del desempeño.

-           Administrador de salarios.

-           Registros y controles de personal (atrasos, disciplina, etc.)

-           Estadísticas de personal

-           Higiene y Seguridad.

OBJETIVO DE LOS SI EN LOS RRHH

Toda organización precisa de los SI para ahorrar tiempo y costes. Y no hay más, ese es el objetivo y así podemos dirigir los SI al Área de Personal, a los Gerentes y a los Empleados, de manera que se aumente la productividad y la eficiencia al más alto de los niveles.

-          SI en el Área de Personal. Atiende a las necesidades en cuanto a planificación estratégica, la formulación de objetivos o programas de acción, registros en los que aparecen los controles sobre nóminas, bajas, ausencias, retrasos, etc. (Programas informáticos) y registros en los que aparecen datos sobre reclutamiento y selección, plan de carrera, higiene y salud y prevención. Algunas de las empresas permiten que toda esta información esté al alcance de cualquiera de los empleados.

-          SI en la Gerencia. Sistema para reunir, procesar, almacenar y difundir información para que los gerentes de las organizaciones puedan tomar decisiones eficaces y buenas para el buen funcionamiento de la empresa. A cada gerente se le ha de adaptar el Sistema en cuanto a sus necesidades y la información se ha de verificar a través de informes escritos con el fin de que la información sea veraz y eficaz.

-          SI en los Trabajadores. Los Sistemas para los empleados se ajustan en base a las necesidades de la organización, para que tengan acceso y reciban información relacionada con ellos y su trabajo.

El Departamento de Recursos Humanos gestiona capital humano, y es por eso por lo que necesita recopilar, almacenar y tratar datos relativos a cada individuo perteneciente a este capital. Sus historiales completos, características personales, capacidades y competencias, además de sus remuneraciones y tareas. Sistematizar toda esta información significa reducir el tratamiento manual y los errores que pudieran surgir, más la filtración de datos o la búsqueda de los relevantes hace que sea imprescindible en cualquier organización la presencia de un buen SI.

Es fundamental que una organización disponga de una estrategia de RRHH eficiente que, junto con el SI adecuado, se enfoque a dirigir las acciones de la empresa hacia los objetivos prefijados y, sobre todo, se pueda hacer una perfecta evaluación del desempeño y tener una buena administración del capital humano. La gestión de personas es una complicada labor en la que la coordinación de personas y las estrategias para el futuro organizacional, han de convivir para reducir los gastos operativos y agilizar los procesos dentro de la organización.

            ¿CÓMO SE UTILIZAN LOS SI PARA LA GESTIÓN DE RRHH?

Lo mejor que tienen los SI en los RRHH, bajo mi punto de vista, son los Indicadores de Productividad. Para evaluar la productividad de cada trabajador es necesario cuantificar las tareas y el tiempo de cada puesto de trabajo. Así se obtiene la información de, por ejemplo, el coste real que supone un empleado por hora y las herramientas de que dispone o hace uso para cumplir su labor.

Los SI también son utilizados para administrar los datos relativos a las prestaciones sociales por un lado y, las de trabajo por otro. Por prestaciones sociales entendemos como accidentes de trabajo, sistemas de jubilación complementarios, etc. Y la gestión de las prestaciones de trabajo nos permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado, así es cómo mejor se puede distribuir el trabajo dentro de una organización.

En cuanto a la gestión de personal, los SI se utilizan para registrar datos de dirección, selección, formación y desarrollo, así como capacidades, habilidades y actividades relacionadas. Aquí se administran las competencias, y títulos, formaciones seguidas, los niveles de salario, etc.

Y como no, la gestión de nóminas. Automatizando la gestión de su sueldo mediante la reunión de los datos de cada trabajador sobre su puesto, tarea, asistencia y el cálculo de las deducciones e impuestos, la cotización social y la generación periódica de la orden de pago. El Sistema envía la información al libro de contabilidad general, lo que nos ahorra un esfuerzo y un tiempo que podemos emplear en cualquier otra tarea.

En resumidas cuentas, lo que hace todo esto posible es la Tecnología ya que reduce los gastos de transacción y además conduce a la eficacia de toda la organización. Facilitan muchísimo la vida laboral, sobre todo porque reduce los tiempos de espera y la sobrecarga de trabajo para quiénes se encargan de coordinar los equipos de trabajo. Los trabajadores también pueden tener acceso a estos ficheros, de manera que, por ejemplo, puedan generar permisos o documentos con toda aquella información que les concierne. El hecho de un simple cambio de dato personal o la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones puede acarrear un coste de tiempo y dinero grandísimo, pero a través de los SI y permitiendo a los trabajadores el acceso, todo esto se simplifica y se gestiona de una forma cómoda y sencilla. Esto es una gran ventaja, porque evitando la sobrecarga de tareas y liberando de otras a los encargados del Área de Personal, la organización pude concentrarse en asuntos de vital importancia y prioridad, como los problemas que surgen de la toma de decisiones y las estrategias o políticas que puedan conducir a la innovación de la organización.

Y hasta aquí los Sistemas de Información dentro de los Recursos Humanos. Espero haber sido de ayuda y haber resuelto las dudas acerca del tema, lo cierto es que cuanto más investigo, más cosas curiosas encuentro y más quiero saber… Volveré pronto con alguna novedad o algún otro dato sorprendente sobre los Sistemas de Información.