¡Bienvenidos
de nuevo! Hoy toca ejemplos claros sobre los Sistemas de
Pongámonos en situación
recordando lo que es un SI y todo lo que conlleva. Una organización o empresa,
es un conjunto de redes de información estructuradas que conectan las
necesidades de la información de cada proceso con las fuentes de datos y así
los bancos de datos son el soporte básico de estos sistemas. Los SI permiten
automatizar la administración de datos, gestionan la información vital para la
toma de decisiones, disminuyen errores, tiempo y recursos, pueden también
comparar y elaborar presupuestos (de personal, por ejemplo) y detectan
problemas y soluciones ya que permiten la evaluación y control de los objetivos
programados.
Todo parece perfecto,
pero, como todo, también tienen sus desventajas. Para evitar problemas de
seguridad, se necesitan Sistemas dónde los usuarios sólo puedan acceder a la
información autorizada. Los SI utilizados en RRHH son poco flexibles y no están
integrados ni se comunican con los demás sistemas de la empresa porque utilizan
lenguajes diferentes.
CONCEPTO DE SI EN LOS RRHH
Los SI de RRHH reúnen,
registran, almacenan, analizan y recuperan datos sobre los Recursos Humanos de
la organización. Suelen tener soporte tecnológico para así relacionar los RRHH
con sus respectivas actividades y tareas. Difunden la información relacionada
con los Recursos para que los gerentes puedan tomar decisiones eficaces
Por lo tanto, los SI
necesitan fuentes de datos para que la información que recibimos sea lo más
verídica y fiable posible, si no la toma de decisiones se convierte en un caos
y de nada nos sirve disponer de ellos. Estas fuentes de datos nos dan
información sobre:
- Bancos de Datos de RRHH.
- Reclutamiento y selección de personal.
- Entrenamiento y desarrollo de personal.
- Evaluación del desempeño.
- Administrador de salarios.
- Registros y controles de personal
(atrasos, disciplina, etc.)
- Estadísticas de personal
- Higiene y Seguridad.
OBJETIVO DE LOS SI EN LOS RRHH
Toda organización
precisa de los SI para ahorrar tiempo y costes. Y no hay más, ese es el
objetivo y así podemos dirigir los SI al Área de Personal, a los Gerentes y a
los Empleados, de manera que se aumente la productividad y la eficiencia al más
alto de los niveles.
-
SI en el Área de Personal. Atiende a las
necesidades en cuanto a planificación estratégica, la formulación de objetivos
o programas de acción, registros en los que aparecen los controles sobre
nóminas, bajas, ausencias, retrasos, etc. (Programas informáticos) y registros
en los que aparecen datos sobre reclutamiento y selección, plan de carrera,
higiene y salud y prevención. Algunas de las empresas permiten que toda esta
información esté al alcance de cualquiera de los empleados.
-
SI en la Gerencia. Sistema para reunir,
procesar, almacenar y difundir información para que los gerentes de las
organizaciones puedan tomar decisiones eficaces y buenas para el buen
funcionamiento de la empresa. A cada gerente se le ha de adaptar el Sistema en
cuanto a sus necesidades y la información se ha de verificar a través de
informes escritos con el fin de que la información sea veraz y eficaz.
-
SI en los Trabajadores. Los Sistemas
para los empleados se ajustan en base a las necesidades de la organización,
para que tengan acceso y reciban información relacionada con ellos y su
trabajo.
El Departamento de
Recursos Humanos gestiona capital humano, y es por eso por lo que necesita
recopilar, almacenar y tratar datos relativos a cada individuo perteneciente a
este capital. Sus historiales completos, características personales,
capacidades y competencias, además de sus remuneraciones y tareas. Sistematizar
toda esta información significa reducir el tratamiento manual y los errores que
pudieran surgir, más la filtración de datos o la búsqueda de los relevantes
hace que sea imprescindible en cualquier organización la presencia de un buen
SI.
Es fundamental que una
organización disponga de una estrategia de RRHH eficiente que, junto con el SI
adecuado, se enfoque a dirigir las acciones de la empresa hacia los objetivos
prefijados y, sobre todo, se pueda hacer una perfecta evaluación del desempeño
y tener una buena administración del capital humano. La gestión de personas es
una complicada labor en la que la coordinación de personas y las estrategias
para el futuro organizacional, han de convivir para reducir los gastos
operativos y agilizar los procesos dentro de la organización.
¿CÓMO SE UTILIZAN
LOS SI PARA LA GESTIÓN DE RRHH?
Lo mejor que tienen los
SI en los RRHH, bajo mi punto de vista, son los Indicadores de Productividad.
Para evaluar la productividad de cada trabajador es necesario cuantificar las
tareas y el tiempo de cada puesto de trabajo. Así se obtiene la información de,
por ejemplo, el coste real que supone un empleado por hora y las herramientas
de que dispone o hace uso para cumplir su labor.
Los SI también son
utilizados para administrar los datos relativos a las prestaciones sociales por
un lado y, las de trabajo por otro. Por prestaciones sociales entendemos como
accidentes de trabajo, sistemas de jubilación complementarios, etc. Y la
gestión de las prestaciones de trabajo nos permite evaluar la información de
tiempo/trabajo de cada empleado, así es cómo mejor se puede distribuir el
trabajo dentro de una organización.
En cuanto a la gestión
de personal, los SI se utilizan para registrar datos de dirección, selección,
formación y desarrollo, así como capacidades, habilidades y actividades
relacionadas. Aquí se administran las competencias, y títulos, formaciones
seguidas, los niveles de salario, etc.
Y como no, la gestión
de nóminas. Automatizando la gestión de su sueldo mediante la reunión de los
datos de cada trabajador sobre su puesto, tarea, asistencia y el cálculo de las
deducciones e impuestos, la cotización social y la generación periódica de la
orden de pago. El Sistema envía la información al libro de contabilidad
general, lo que nos ahorra un esfuerzo y un tiempo que podemos emplear en
cualquier otra tarea.
En
resumidas cuentas, lo que hace todo esto posible es la Tecnología ya que reduce
los gastos de transacción y además conduce a la eficacia de toda la
organización. Facilitan muchísimo la vida laboral, sobre todo porque reduce los
tiempos de espera y la sobrecarga de trabajo para quiénes se encargan de coordinar
los equipos de trabajo. Los trabajadores también pueden tener acceso a estos
ficheros, de manera que, por ejemplo, puedan generar permisos o documentos con
toda aquella información que les concierne. El hecho de un simple cambio de
dato personal o la inscripción a un curso de formación o a un plan de pensiones
puede acarrear un coste de tiempo y dinero grandísimo, pero a través de los SI
y permitiendo a los trabajadores el acceso, todo esto se simplifica y se
gestiona de una forma cómoda y sencilla. Esto es una gran ventaja, porque
evitando la sobrecarga de tareas y liberando de otras a los encargados del Área
de Personal, la organización pude concentrarse en asuntos de vital importancia
y prioridad, como los problemas que surgen de la toma de decisiones y las
estrategias o políticas que puedan conducir a la innovación de la organización.
Y hasta aquí los
Sistemas de Información dentro de los Recursos Humanos. Espero haber sido de
ayuda y haber resuelto las dudas acerca del tema, lo cierto es que cuanto más
investigo, más cosas curiosas encuentro y más quiero saber… Volveré pronto con
alguna novedad o algún otro dato sorprendente sobre los Sistemas de
Información.
